19th Ave New York, NY 95822, USA

Efektywna checklista i jak ją stworzyć?

Nie za długa, nie za krótka… Ani zbyt ogólna, ani zbyt szczegółowa… bez zbędnego gadania, niedomówień i miejsca na interpretację… po prostu DOBRA! Pamiętaj, checklista nie ma zrobić za Ciebie zadania, ma pomóc w jego prawidłowej realizacji albo ułatwić ocenę!

Jeśli jesteś po lekturze poprzedniego wpisu pt. „Checklista – domena lekarzy i pilotów czy praktyczne narzędzie życia codziennego ?”, to wiesz już, w jak wielu dziedzinach życia zastosowanie checklisty jest nie tylko pomocne, ale wręcz niezbędne. Niezależnie od tego, czy zamierzasz uporządkować swoje życie rodzinne, czy zdyscyplinować współpracowników oraz siebie w życiu zawodowym… ZRÓB TO, JAK TRZEBA! Poniżej znajdziesz wskazówki odnośnie do tego, jak stworzyć swoją pierwszą checklistę i czego unikać, chcąc to zrobić dobrze. Pamiętaj jednak, że jedyna w pełni efektywna checklista to checklista stworzona przez Ciebie dla Ciebie, odpowiadająca konkretnie na Twoje potrzeby i szczegółowo dopracowywana za każdym kolejnym zadaniem. Bo checklisty to narzędzia, których istotą jest ewolucja wraz z autorem i jego podejściem do wykonywanej pracy.

Oto kilka przydatnych tipów, z których możesz skorzystać, dostosowując checklistę do swoich preferencji:

Po pierwsze – checklista powinna być zawsze utrwalona na jakimś nośniku. Nieważne, czy będzie to kartka w notatniku, kartka papieru przylepiona na lodówce, czy specjalnie do tego celu stworzona aplikacja (np. evernote lub trello). Pamiętaj, by można ją było łatwo znaleźć i szybko do niej zajrzeć, jeśli tego trzeba. Nie ufaj swojej pamięci i nie eksploatuj jej nadmiernie 😉 po to zapisujesz, żeby nie musieć angażować dodatkowych zasobów.

Po drugie – unikaj zbyt długich i skomplikowanych checklist, które mogą Cię tylko zirytować. Tworząc listę kontrolną, postaw na konkret. Złe checklisty są niejasne i nieprecyzyjne, a co za tym idzie, niepraktyczne. Dobrze więc używać punktów zamiast tworzyć wypracowania lub zapisywać rzeczy po przecinku.Tworząc listy „read-do”, zaczynaj zdania od czasowników w formie rozkazującej (takie samomotywujące call to action😉), a także unikaj demotywujących form negacji. Tworząc listy „do-confirm”, używaj form pytających lub po prostu wymieniaj elementy do odhaczenia.

Zastanów się też nad językiem checklisty i tym, dla kogo jest tworzona. Jeżeli ma z niej korzystać na przykład Twoje dziecko, niech będzie dostosowana do jego możliwości poznawczych.

Po trzecie – segmentacja zadania. Jeżeli zaplanowane do realizacji zadanie jest zbyt skomplikowane „na jeden raz”, podziel je na mniejsze części. Ustal punkty dotarcia i określ między nimi kilkuelementowe checklisty drugiego poziomu. Na przykład jeśli organizujesz konferencję biznesową lub wesele, osobno ustal elementy niezbędne do realizacji na pół roku / na miesiąc / na tydzień i na dzień przed tym wydarzeniem.

Po czwarte – stała aktualizacja. Nie traktuj checklisty jako czegoś raz na zawsze skończonego. W miarę regularnego wykonywania zadań z pewnością dostrzeżesz, co można zrobić szybciej, lepiej lub inaczej. Zdefiniuj dotychczas popełniane błędy i postaraj się je wyeliminować w kolejnych podejściach.

Odpowiedz sobie na pytanie, czy wszystkie zawarte na liście punkty są Ci niezbędne do wykonania zadania… być może można coś zredukować i uprościć, a może coś wymaga jeszcze dodania? A może efektywniej będzie zamienić kolejność jakichś czynności?

Po piąte – korzystaj! Jeśli już zdecydujesz się na korzystanie z checklisty lub zlecisz realizację zadań wedle jej podpunktów (dzieciom lub podwładnym), bądź konsekwentny w jej egzekwowaniu nawet wtedy, gdy napotkasz niechęć ze strony osób zobowiązanych do jej realizacji. Korzystanie z checklisty, pomimo iż na początkowym etapie może się wydawać bardziej absorbujące oraz czasochłonne, w pewnym momencie staje się nawykiem. Niestety wyrobienie go wymaga bycia konsekwentnym… Korzystanie z checklisty od przypadku do przypadku lepiej sobie odpuścić, bo po prostu mija się z celem. 

Tylko tyle i aż tyle, żeby poprawić znacząco swoją jakość pracy. A jeżeli ciekawi Was, jak tworzenie checklisty wygląda w praktyce, sprawdźcie przykładowy plan szkolenia live w grupie Wolność, Zdrowie, Pasja:

Szkolenie on-line (live) WZP – przykładowa checklista

2 tygodnie przed eventem

  • określenie tematyki (tematu) szkolenia
  • początek gromadzenia materiałów na temat
  • stworzenie schematu prezentacji

1 tydzień przed eventem

  • stworzenie tytułu szkolenia (opcjonalnie na podstawie konsultacji)
  • zakończenie gromadzenia materiałów, przystąpienie do ich opracowywania
  • utworzenie wydarzenia na FB oraz IG (tekst + foto)
  • zaproszenie osób na wydarzenie (grupy FB, instagram, mailing)

3 dni przed eventem

  • reklama szkolenia w grupach FB/IG
  • przygotowanie prezentacji szkoleniowej
  • post na FB na temat szkolenia / szczegółowy program

1 dzień przed eventem

  • przećwiczenie prezentacji
  • sprawdzenie kwestii technicznych
  • korekta prezentacji

1 godzinę przed eventem

  • kontrola dostępu do internetu (wi-fi)
  • kontrola zasilania w komputerze
  • kontrola kamery i miktofonu
  • kontrola oświetlenia i miejsca prezentacji
  • kontrola własnego wyglądu

Po evencie

  • stworzenie ankiety związanej ze szkoleniem / wysyłka
  • wpis FB z opiniami na temat szkolenia / linkiem do powtórki
  • analiza opinii po szkoleniu / wnioski

Privacy Preferences
When you visit our website, it may store information through your browser from specific services, usually in form of cookies. Here you can change your privacy preferences. Please note that blocking some types of cookies may impact your experience on our website and the services we offer.