Efektywna checklista i jak ją stworzyć?

Efektywna checklista i jak ją stworzyć?

Nie za długa, nie za krótka… Ani zbyt ogólna, ani zbyt szczegółowa… bez zbędnego gadania, niedomówień i miejsca na interpretację… po prostu DOBRA! Pamiętaj, checklista nie ma zrobić za Ciebie zadania, ma pomóc w jego prawidłowej realizacji albo ułatwić ocenę!

Jeśli jesteś po lekturze poprzedniego wpisu pt. „Checklista – domena lekarzy i pilotów czy praktyczne narzędzie życia codziennego ?”, to wiesz już, w jak wielu dziedzinach życia zastosowanie checklisty jest nie tylko pomocne, ale wręcz niezbędne. Niezależnie od tego, czy zamierzasz uporządkować swoje życie rodzinne, czy zdyscyplinować współpracowników oraz siebie w życiu zawodowym… ZRÓB TO, JAK TRZEBA! Poniżej znajdziesz wskazówki odnośnie do tego, jak stworzyć swoją pierwszą checklistę i czego unikać, chcąc to zrobić dobrze. Pamiętaj jednak, że jedyna w pełni efektywna checklista to checklista stworzona przez Ciebie dla Ciebie, odpowiadająca konkretnie na Twoje potrzeby i szczegółowo dopracowywana za każdym kolejnym zadaniem. Bo checklisty to narzędzia, których istotą jest ewolucja wraz z autorem i jego podejściem do wykonywanej pracy.

Oto kilka przydatnych tipów, z których możesz skorzystać, dostosowując checklistę do swoich preferencji:

Po pierwsze – checklista powinna być zawsze utrwalona na jakimś nośniku. Nieważne, czy będzie to kartka w notatniku, kartka papieru przylepiona na lodówce, czy specjalnie do tego celu stworzona aplikacja (np. evernote lub trello). Pamiętaj, by można ją było łatwo znaleźć i szybko do niej zajrzeć, jeśli tego trzeba. Nie ufaj swojej pamięci i nie eksploatuj jej nadmiernie 😉 po to zapisujesz, żeby nie musieć angażować dodatkowych zasobów.

Po drugie – unikaj zbyt długich i skomplikowanych checklist, które mogą Cię tylko zirytować. Tworząc listę kontrolną, postaw na konkret. Złe checklisty są niejasne i nieprecyzyjne, a co za tym idzie, niepraktyczne. Dobrze więc używać punktów zamiast tworzyć wypracowania lub zapisywać rzeczy po przecinku.Tworząc listy „read-do”, zaczynaj zdania od czasowników w formie rozkazującej (takie samomotywujące call to action😉), a także unikaj demotywujących form negacji. Tworząc listy „do-confirm”, używaj form pytających lub po prostu wymieniaj elementy do odhaczenia.

Zastanów się też nad językiem checklisty i tym, dla kogo jest tworzona. Jeżeli ma z niej korzystać na przykład Twoje dziecko, niech będzie dostosowana do jego możliwości poznawczych.

Po trzecie – segmentacja zadania. Jeżeli zaplanowane do realizacji zadanie jest zbyt skomplikowane „na jeden raz”, podziel je na mniejsze części. Ustal punkty dotarcia i określ między nimi kilkuelementowe checklisty drugiego poziomu. Na przykład jeśli organizujesz konferencję biznesową lub wesele, osobno ustal elementy niezbędne do realizacji na pół roku / na miesiąc / na tydzień i na dzień przed tym wydarzeniem.

Po czwarte – stała aktualizacja. Nie traktuj checklisty jako czegoś raz na zawsze skończonego. W miarę regularnego wykonywania zadań z pewnością dostrzeżesz, co można zrobić szybciej, lepiej lub inaczej. Zdefiniuj dotychczas popełniane błędy i postaraj się je wyeliminować w kolejnych podejściach.

Odpowiedz sobie na pytanie, czy wszystkie zawarte na liście punkty są Ci niezbędne do wykonania zadania… być może można coś zredukować i uprościć, a może coś wymaga jeszcze dodania? A może efektywniej będzie zamienić kolejność jakichś czynności?

Po piąte – korzystaj! Jeśli już zdecydujesz się na korzystanie z checklisty lub zlecisz realizację zadań wedle jej podpunktów (dzieciom lub podwładnym), bądź konsekwentny w jej egzekwowaniu nawet wtedy, gdy napotkasz niechęć ze strony osób zobowiązanych do jej realizacji. Korzystanie z checklisty, pomimo iż na początkowym etapie może się wydawać bardziej absorbujące oraz czasochłonne, w pewnym momencie staje się nawykiem. Niestety wyrobienie go wymaga bycia konsekwentnym… Korzystanie z checklisty od przypadku do przypadku lepiej sobie odpuścić, bo po prostu mija się z celem. 

Tylko tyle i aż tyle, żeby poprawić znacząco swoją jakość pracy. A jeżeli ciekawi Was, jak tworzenie checklisty wygląda w praktyce, sprawdźcie przykładowy plan szkolenia live w grupie Wolność, Zdrowie, Pasja:

Szkolenie on-line (live) WZP – przykładowa checklista

2 tygodnie przed eventem

  • określenie tematyki (tematu) szkolenia
  • początek gromadzenia materiałów na temat
  • stworzenie schematu prezentacji

1 tydzień przed eventem

  • stworzenie tytułu szkolenia (opcjonalnie na podstawie konsultacji)
  • zakończenie gromadzenia materiałów, przystąpienie do ich opracowywania
  • utworzenie wydarzenia na FB oraz IG (tekst + foto)
  • zaproszenie osób na wydarzenie (grupy FB, instagram, mailing)

3 dni przed eventem

  • reklama szkolenia w grupach FB/IG
  • przygotowanie prezentacji szkoleniowej
  • post na FB na temat szkolenia / szczegółowy program

1 dzień przed eventem

  • przećwiczenie prezentacji
  • sprawdzenie kwestii technicznych
  • korekta prezentacji

1 godzinę przed eventem

  • kontrola dostępu do internetu (wi-fi)
  • kontrola zasilania w komputerze
  • kontrola kamery i miktofonu
  • kontrola oświetlenia i miejsca prezentacji
  • kontrola własnego wyglądu

Po evencie

  • stworzenie ankiety związanej ze szkoleniem / wysyłka
  • wpis FB z opiniami na temat szkolenia / linkiem do powtórki
  • analiza opinii po szkoleniu / wnioski

Udostępnij ten post


0