Checklista – domena lekarzy i pilotów czy praktyczne narzędzie życia codziennego?

Checklista – domena lekarzy i pilotów czy praktyczne narzędzie życia codziennego?

Poznajcie tajniki list kontrolnych zwanych potocznie checklistami, doceńcie korzyści z ich stosowania i nauczcie się reguł tworzenia tych przydatnych narzędzi. Upraszczajcie i odhaczajciew życiu osobistym oraz zawodowym. Naprawdę warto!

Dzisiejszy wpis został zainspirowany książką chirurga ogólnego i endokrynologa z Brigham and Women`s Hospital w Bostonie ­– Atula Gawandego – który przez lata analizował procedury medyczne, budowlane, wojskowe i lotnicze, a wyniki swych obserwacji przedstawił w książce pt. „Potęga checklisty”. Jeżeli publikacja wpadnie w Wasze ręce, polecamy serdecznie ją Waszej uwadze, szczególnie jeżeli jesteście checklistosceptykami😉. Znajdziecie tam bowiem nie tylko twarde dowody, lecz również dane statystyczne na potwierdzenie tego, że tworzenie tzw. LIST KONTROLNYCH przy realizacji obarczonych dużym ryzykiem projektów lub podejmowaniu kluczowych dla ludzkiego życia decyzji pozwala ekstremalnie poprawić efektywność działań i wyeliminować w znaczącym stopniu błędy ludzkie.

Planować, czy nie planować

Oto jest pytanie…

Ale nie o tym zamierzamy dziś Wam napisać, bo przecież większość z nas nie pracuje w ekstremalnych warunkach, a życie nasze i naszych bliskich wcale nie zależy od tego, czy zrobimy checklistę i będziemy jej konsekwentnie przestrzegać 😉. Niemniej jednak chcemy Was przekonać o tym, że lepiej planować niż nie planować, dlaczego?

  • bo nikt z nas nie jest w stanie spamiętać wszystkiego;
  • bo wykonywanie czynności automatycznie niesie ze sobą ryzyko popełnienia błędów;
  • bo powtarzając określone procedury świadomie, jesteśmy w stanie z czasem procesy ulepszać.

A przecież tradycyjna checklista to nic innego jak spis czynności, które powinny zostać przeprowadzone w odpowiedniej kolejności gwarantującej optymalne rezultaty – pod względem szybkości wykonywania i obniżonego ryzyka popełnienia błędów. To właśnie dlatego chirurdzy odhaczają zrealizowane etapy procedury zabiegowej, a architekci odhaczają zaliczone elementy na każdym etapie procesu budowy biurowców… Ale nie tylko oni! Każdy podróżnik, przygotowując swoją indywidualną checklistę, minimalizuje ryzyko zapomnienia czegoś ważnego, a prywatny przedsiębiorca może ją wykorzystać do zoptymalizowania swojego dnia pracy, zredukowania stresu i skupienia się na tym, co naprawdę ważne.

Tajniki list kontrolnych…

korzyści i reguły postępowania

O tym, jak wiele korzyści wynika z porządkowania spraw i procesów za pomocą list kontrolnych, przekonuje nie tylko Gawande, podkreślając, że:

  • eliminują ryzyko błędów związanych z rutyną,
  • pozwalają wykonywać zadania za każdym razem szybciej,
  • prowadzą do ich wykonywania w sposób prawidłowy pomimo stresu lub zmęczenia,
  • ułatwiają delegowanie zadań, szacowanie czasu niezbędnego na ich wykonanie, a także śledzenie postępów.

Sam Gawande rozróżnia dwa podstawowe typy checklist, do których zalicza listy typu „read-do” (przeczytaj i zrób) oraz „do-confirm” (zrób i potwierdź). Pierwszy typ można utożsamiać z przepisem, na przykład na sporządzenie ciasta, które krok po kroku wykonujemy na bazie konkretnej instrukcji. Sprawdzają się one z reguły w sytuacjach, w których jakąś procedurę wykonywać przyjdzie po raz pierwszy lub gdy niezbyt dobrze pamiętamy kolejność poszczególnych czynności. Drugi typ zapewnia większą swobodę wykonywania zadań i realizację ich krok po kroku z pamięci przed weryfikacją względem listy (tutaj kolejność nie ma aż takiego znaczenia). Jest on charakterystyczny dla zadań niezaplanowanych o wysokim stopniu automatyzacji, w których sprawdzamy, co ewentualnie zostało przez nas przeoczone. Na przykład procedura opuszczania domu przy dłuższym wyjeździe (sprawdzamy, czy pozamykaliśmy okna, czy wyłączyliśmy sprzęt elektryczny z gniazdka, czy zakręciliśmy wodę, czy zabraliśmy wszystkie spakowane rzeczy i w końcu czy zamknęliśmy drzwi).  

Upraszczamy, odhaczamy!

czyli checklisty osobiste oraz zawodowe

Jak już wspomnieliśmy, z narzędzi, jakimi są checklisty, korzystają nie tylko eksperci do zadań specjalnych, czyli ratujący życie medycy lub inżynierowie wysyłający w kosmos promy kosmiczne. Checklisty wykorzystywane są przez dość sporą część z nas w sposób mniej lub bardziej intuicyjny przy organizacji obowiązków domowych i mogą obejmować wiele różnorodnych sytuacji, między innymi:

  • przygotowywanie posiłków zgodnie z recepturami,
  • planowanie imprez urodzinowych, rodzinnych, świątecznych, wesela,
  • tworzenie list prezentów urodzinowych, gwiazdkowych, ślubnych,
  • organizowanie domowych porządków, remontów, przeprowadzek,
  • przygotowanie do wyjazdów (wakacje, kolonie),
  • kształtowanie nawyków (np. poranne rytuały; popołudniowy trening, dieta),
  • opieka/wychowanie dziecka (np. plan kąpieli, powrót do szkoły)

Listy kontrolne mają swoje zastosowanie również w sytuacjach zawodowych, choćbyśmy nawet nie uświadamiali sobie z nich korzyści. Niezależnie od typu prowadzonego biznesu warto więc szukać sytuacji, które możemy uprościć i uporządkowywać, a także poddać większej kontroli poprzez stworzenie procedur wymagających weryfikacji lub postępowania zgodnie z wcześniej zdefiniowaną instrukcją. Do takich sytuacji należeć mogą:

  • planowanie zebrań, spotkań i konferencji biznesowych oraz wszelkiego typu eventów,
  • przeprowadzanie procesu rekrutacji (scenariusz rozmowy kwalifikacyjnej) lub pozyskiwania nowych współpracowników albo klientów,
  • organizacja delegacji, wyjazdów integracyjnych,
  • organizacja szkoleń, przygotowywanie wystąpień oraz prezentacji (organizacyjnych, produktowych, sprzedażowych),
  • systematyzowanie wiedzy i wdrażanie nowych pracowników lub współpracowników w powierzane im zadania,
  • zarządzanie zespołem i dokumentacją niezbędną przy pracy nad nowym projektem,
  • działania on-line – prowadzenie blogów firmowych, mediów społecznościowych, planowanie działań reklamowych, nagrywanie filmów, pisanie i publikacja artykułów na stronach firmowych,
  • organizacja procesu podejmowania decyzji biznesowych w oparciu o dostępne dane,
  • codzienna rutyna pracy, planowanie dnia i jego zakończenia.

Jak widać, checklisty są przydatne niemal w każdej życiowej sytuacji, bo to one pozwalają nam porządkować i kontrolować działania. A czy wiecie, jak stworzyć efektywną i praktyczną listę kontrolną? Jeśli nie, to zachęcamy do śledzenia naszego bloga. Niebawem druga część artykułu pt.: “Efektywna checklista i jak ją stworzyć?”.

Udostępnij ten post


0